En el Plan de Acción de la llamada Transformación Digital de las empresas han aparecido multitud de soluciones por sector, área y departamento, o puesto de trabajo, sin dejar la alternativa de integrar una con otra en función de las empresas o proyecto.

Sin embargo, entre las luces y sombras que supone realizar un cambio drástico en el acceso, atendemos a la conectividad, formación y conocimiento, que forman parte de una serie de claves en la definición de una Hoja de Ruta acertada para llevar a cabo una serie de acciones en una adaptación necesaria en las compañías, instituciones y entidades. Por otro lado, la seguridad, análisis de los datos y la gestión del conocimiento son otra serie de factores que no se pueden dejar atrás en la consolidación de un sistema que sea el más apropiado para la organización. La externalización de la informática y la configuración de las soluciones, así como otras funciones que están relacionadas con las áreas de comunicación, publicidad y marketing, propician un cambio en la contratación y firma de acuerdos, alianzas y empleo de plataformas especializadas donde se ha suprimido la programación de manera directa, dejando la personalización en el uso de una serie de módulos e integraciones para propiciar la usabilidad. Ante el recto de saber elegir, las grandes empresas, como es el caso de Google y Microsoft, han visto una oportunidad en la compra de aquello que no tienen o en la creación de un espacio de acceso único como quedó claro a partir de 2010, por medio de la adopción de una Cloud en la que configurásemos el acceso, almacenamiento y la opción de compartir documentos.

La llegada de Internet y la creación de una red global para mejorar la conectividad, usabilidad y accesibilidad ha sido la clave de una economía que evoluciona día a día con la aparición de multitud de tendencias tecnológicas que son moda y condicionan a las empresas, profesionales y forma de vender los distintos productos y servicios. Pero no sólo eso, sino también en el acceso a la información por medio de la adopción de un sistema en Cloud que logra que todo lo hagamos en un mismo espacio. La Transformación Digital es la consecuencia de un cambio en el modelo productivo y delegar en la tecnología gran parte de la productividad, tanto en la configuración del canal como en la puesta en marcha de nuevas ideas, proyectos y empresas que consiguen aportar una adaptación al cambio en los hábitos y costumbres, provocado por las nuevas experiencias de usuario y por la propia pandemia, que ha acelerado el desarrollo del concepto de teletrabajo de una forma más global. A continuación, analizamos una serie de cuestiones relacionadas directamente con el proceso de Transformación Digital.

 

-Accesibilidad:

 

La disposición de un sistema que logre facilitar el acceso a los usuarios, consigue jerarquizar la disposición y creación de perfiles en las empresas, sobre todo a la hora de conocer qué tipo de funciones pueden realizar en la estructura organizativa. La deslocalización y la flexibilidad de las compañías y trabajadores ha originado una continuidad de la relación fuera de la oficina, que se efectúa a través de la mejora de las comunicaciones y la posibilidad de atender el día a día por medio de programas, donde la sincronización e integración es clave para lograr los objetivos del Plan de Acción (identificación de necesidades, iniciativas, cambio cultural y capacitación).

-Conectividad:

 

Las operadoras de telecomunicaciones han revolucionado los negocios, el ocio, entretenimiento y la proliferación de espectáculos virtuales. Es una realidad que precisamos de estar conectados por medio del nacimiento de un usuario que está enganchado a la red las 24 horas del día. No es sólo una visión de futuro, sino una realidad a corto, medio y largo plazo que logra encadenar una serie de procesos para conocernos en los entornos de trabajo o el desarrollo de equipos multidisciplinares que han conseguidor superar el miedo psicológico de tener que estar por obligación a menos de dos metros. La pandemia y la evolución del COVID-19 ha crecido en el desarrollo de una nueva Hoja de Ruta en la forma de realizar las funciones, pero precisamos una calidad de la propia conectividad que garantice un derecho para las empresas, ciudadanos, entidades y organizaciones.

 

-Experiencia de usuario:

 

Probar o no probar, saber si es lo que buscamos o no, o bien, tener claro cómo es el sistema sobre el que deseamos construir nuestra empresa, requiere de una valoración del usuario y de su propia experiencia. Se necesitan personas y profesionales que valoren las plataformas y esos datos ayuden a los equipos a mejorar las funcionalidades, iconos, disposición de información o resolución de las dudas en tiempo real, o al menos en pocos clics. De esta manera, diseñamos y programamos a la par, con el objetivo de lograr ser eficientes y encarar una respuesta a un mercado concreto. De hecho, las encuestas o el desarrollo de plantillas para la captación de datos han permitido la consolidación de la automatización de procesos que se han convertido en una de las esencias de las empresas que trabajan bajo el paradigma de la Industria 4.0. Capterra, una de las páginas de referencia en el análisis de competidores de aplicaciones, programas, sistemas o soluciones de gestión, se ha convertido en una de las utilidades a la hora de seleccionar lo más adecuado en la organización para conseguir el propósito de adecuación a uno de los procesos de la Transformación Digital.

-Gestión del conocimiento:

 

Una de las cuestiones que nos planteamos en el paso hacia una definición de la Transformación Digital del modelo de negocio es la llamada gestión del conocimiento. La Intranet, el CMS, Wikipedia o un foro que logre encajar las dudas, experiencias y que sirva de herramienta para conseguir los que los trabajadores se esmeren en participar para solucionar acciones en las que tenemos dudas, ha atraído a los CIOs de las compañías para que los profesionales trabajen y se comuniquen entre sí. Además, el interés en mejorar las comunicaciones y la generación de una marca en una audiencia concreta, ha destacado como muchas de las personas relacionadas con la sociedad se han convertido en propios embajadores de la marca, sobre todo en la canalización de una oferta de producto o servicio. En ese aspecto, entra en juego el análisis del Small Data o la medición de resultados que podemos realizar por medio de establecer patrones a través de los canales de Social Media. Por su parte, en el apartado de Intranet, empresas como Liferay son una de las referencias en el desarrollo de ecosistemas concretos para que trabajadores, proveedores, colaboradores y dirección de la corporación sigan la realidad de lo que ocurre en tiempo real, estableciendo metas, objetivos y acciones medibles que son coordenadas en un Panel de Control. Este aspecto, que ya llegó en 2010, posibilitó la entrada de otros sistemas, como fue el caso de Odoo o SalesForce, quizás con una serie de matices diferentes y que permitió agrupar las distintas áreas y departamentos en un solo espacio.

 

-Formación:

 

La clave es lograr que la mayor parte de las personas puedan analizar la misma situación desde un punto de partida consensuado, con distintos niveles de formación. Este apartado, con el paso de los años, ha evolucionado hacia una inversión de tiempo menor, donde el usuario desea satisfacer la duda en tiempo real y desde el manejo de diferentes fuentes de información por medio del uso de Internet. Las páginas, blogs o personas de relativa influencia se han ido configurando en una ayuda para aquellos profesionales que precisan saber, resolver o localizar un recurso de interés para ponerlo en práctica. De esta manera, entramos en un nuevo ecosistema y evolución de la formación continuada, que logra que en menos tiempo nos beneficiemos de soluciones concretas y eficientes. El temario, ajustado a la situación de cada organización, pasa a ser audiovisual, las guías las descargamos en muy pocos pasos y la publicidad llega con multitud de opciones para destacar aquello sobre lo que deseamos indagar.

 

En ente viaje a la nube, las pequeñas y medianas empresas precisan de respuestas claras ante una necesidad que pasa por cómo resolver sus dudas ante las siguientes cuestiones:

 

• Programas de tareas.
• Programas y sistemas de dirección de proyectos.
• Sistemas de gestión de relaciones con los clientes (CRM).
• Sistemas de gestión de las operaciones de la empresa (ERP).
• Herramientas para publicar en redes sociales.
• Aplicaciones y herramientas para realizar el Plan de Marketing Online.
• Introducción a la Inteligencia de Negocio y análisis de resultados.

 

Además, la Estrategia de Comunicación de una corporación entiende los nuevos procesos relacionados con la búsqueda de clientes y el empleo de extensiones en los navegadores que han facilitado el seguimiento de una oportunidad de negocio, como ha sido el caso de LinkedIn y las herramientas relacionadas como ProspectIn, LinkedIn Helper, Dux Soup, Meet Alfred, Phantom Buster o Octopus CRM, entre otras. El diagnóstico de situación, que nos llevó al análisis de saber el tipo de posicionamiento de la página en la red (Sistrix, SEMRush, NeilPatel), determinó una serie de cuestiones relacionadas acerca de cómo un usuario localizaba la empresa o proyecto por el uso de las palabras clave. En este aspecto, toda compañía desea vender y en la ejecución de una serie de objetivos, la virtualización se ha convertido en una solución clave para elegir las soluciones que deseamos atendiendo a los siguientes criterios:

 

• Análisis de información.
• Gestión de las comunicaciones.
• Gestión de la consolidación de las relaciones con los clientes.
• Evaluación del desarrollo del proyecto.
• Adaptación al RGPD y LOPDGDD de la corporación por medio del cumplimiento de las normativas.
• Plataforma de atención al cliente y firma de documentos en línea.
• Análisis competitivo de las empresas del sector.
• Medición de resultados.

Por otra parte, el Plan de Acción de la Transformación Digital se compone de los siguientes pasos:

 

• Revisar los productos y servicios. El ciclo de vida, saber gestionar las tecnologías necesarias, establecer un marco para la innovación o el desarrollo grupal de soluciones hace que atendamos a la revisión de cada producto o servicio que vendemos, identificando y actualizando la tecnología a un análisis exhaustivo de procesos.
• Cambio en la cultura de la organización. La definición del espacio y roles, las modificaciones innovadoras en la cultura de la entidad o saber qué tipo de metodología es la más adecuada, implica un esfuerzo de liderazgo por parte de los directivos y del compromiso de los trabajadores.
• Relación con los clientes. Experiencia, análisis de datos, definición de estrategias y saber cómo acercarnos requiere de la adopción de un sistema CRM que logre identificarnos con la actualidad del momento, y subirnos a una nube que permita al cliente acercarse a nuestra empresa desde la red.
• Desarrollo de los nuevos modelos de negocio. Disrupción, integración entre lo tradicional y virtual, o bien, los análisis de diversificación proponen nuevos retos para las corporaciones, que quieren estar presentes en un constante cambio de la forma de acceder a los datos, entre otros valores.

 

Jorge Hierro Álvarez